Information des Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport nach Art. 13, Art. 14 und Art. 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO)

An das Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport und dessen Mitarbeitende wenden sich täglich zahlreiche Bürgerinnen und Bürger, Vereine, Verbände, Unternehmen, Gebietskörperschaften u.v.m. mit den unterschiedlichsten Anliegen. Dabei werden häufig auch personenbezogene Daten (Art. 4 der EU DS-GVO) und sogar politischen Meinungen, Gesundheitsdaten u.ä. sensible Daten (Art. 9 EU DS-GVO) an unsere Behörde herangetragen. Es gibt Schreiben, die nach ihrem Inhalt lediglich zur Kenntnis genommen werden und andere, bzgl. derer eine konkrete Weiterbearbeitung im Sinne der hier beschriebenen Verfahren stattfindet.

Personenbezogene Daten enthalten z. B. die verschiedenen Einladungsverteiler, welche unsere behörde nutzt, um Personen zu Veranstaltungen einzuladen. Im Rahmen unserer fachlichen Arbeit im Ministerium werden personenbezogene Daten verarbeitet, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Ausreichung von Fördermitteln. Bei Bewerbungen auf Stellen oder Nominierungen werden von den Bewerberinnen und Bewerbern regelmäßig Angaben zum persönlichen Werdegang gemacht und entsprechende Informationen übersandt.

Alle Daten, sei es, dass sie an unsere Behörde ungefragt herangetragen werden oder von uns aktiv erbeten wurden, schützen wir nach den rechtlichen Vorgaben. Um die Anliegen, bzgl. derer wir um Unterstützung gebeten wird, aber tatsächlich bearbeiten zu können, müssen die Daten innerhalb der Landesregierung auch an die jeweils zuständigen Fachbereiche weitergegeben werden.

Mit der vorliegenden Information gibt das Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport Ihnen einen Überblick über den Umgang mit Ihren Daten und weist auf die Rechte hin, die Sie diesbezüglich wahrnehmen können. Sofern wir Daten über Sie nicht von Ihnen selbst bekommen, sondern von Dritten, werden Sie im Einzelfall informiert, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf. ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen. Informationen zu Ihren konkreten Daten im Einzelfall können Sie ggf. auch im Rahmen Ihres Auskunftsrechtes nach Art. 15 EU DS-GVO anfordern.

1. Wer ist in im Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport für die Organisation des Datenschutzes verantwortlich?

Thüringer Minister für Bildung, Jugend und Sport, Helmut Holter
Werner-Seelenbinder-Straße 7
99096 Erfurt

2. Wie kann ich den Datenschutzbeauftragten im Ministerium erreichen?

Datenschutzbeauftragter TMBJS
Werner-Seelenbinder-Straße 7
99096 Erfurt

Datenschutz@tmbjs.thueringen.de
Telefon 0361 57-3432 019
Fax 0361 57-3411 690

3. Für welche Zwecke werden meine personenbezogenen Daten im Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage geschieht dies?

Wenn Sie sich mit einem bestimmten Anliegen an das Thüringer Minister für Bildung, Jugend und Sport wenden nehmen wir uns im Auftrag des Ministers Ihres Falles an. Wir nutzen Ihre Daten, um Informationen zu Ihrem jeweiligen Fall zu recherchieren und versuchen, Ihnen auf diese Weise in der Sache weiterzuhelfen.Wenn Sie Fördermittel beim Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport beantragen, nutzen wir Ihre Daten, um eine Förderentscheidung treffen zu können und ggf. rechtlichen Verpflichtungen aus dem Zuwendungsrecht bzw. dem EU-Recht nachzukommen.

In diesem Rahmen erhobene Bank- und Zahlungsdaten werden in dem gemeinsamen Haushaltsmanagementsystem der Thüringer Landesbehörden (HAMASYS) verarbeitet. Diese Daten werden, wenn Sie als natürliche Person Vertragspartner des Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport sind ebenfalls dort gespeichert. Nähere Informationen hierzu können Sie der „Datenschutzinformation zum Verfahren HAMASYS‘ entnehmen die im Internetauftritt der Thüringer Landesfinanzdirektion (http://www.thueringen.de/th5/Ifd/weitere aufgaben) veröffentlicht ist. Gern stellen wir Ihnen auf Anforderung auch einen Ausdruck zur Verfügung.

Wenn Sie uns Ihre Daten anvertraut haben, um in Adressverteiler des Ministerium aufgenommen zu werden, nutzen wir Ihre Daten, um Sie zu verschiedenen Veranstaltungen einzuladen.

Wenn Sie an einer Veranstaltung oder einem Termin des Ministerium teilnehmen und dabei Fotos gemacht werden, auf denen Sie abgebildet sind, dann nutzen wir die Bilder ausschließlich dafür, auf den Internetseiten des Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport oder in den Konten des Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport in sozialen Medien auf die Aktivitäten des Ministeriums aufmerksam zu machen.

Wir nehmen dabei jeweils unsere Aufgabe wahr, den Minister in seiner Arbeit zu unterstützen. Das liegt im öffentlichen Interesse bzw. erfolgt teilweise in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Ministerium übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e der EU DS-GVO gemäß Artikel 70 Abs. 1 i.V.m. Art. 76 und 77 ThürVerf und i.V.m. § 3 der Geschäftsordnung der Thüringer Landesregierung). Wenn Sie sich mit einem Anliegen an den Minister bzw. das Ministerium wenden und uns dabei ungefragt aus eigener Initiative personenbezogene Daten (Art. 4 der EU DS-GVO) oder sogar besonders sensible Daten (Art. 9 und Art 10 der EU DS-GVO) übermitteln, schließen wir aus Ihrem Verhalten darauf, dass Sie mit der Erhebung und Verarbeitung der Daten im Sinne der hier beschriebenen Verfahren einverstanden sind und darin einwilligen (sog. konkludente Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO. Sofern es für die Bearbeitung Ihres Anliegens in offensichtlicher Weise zwingend notwendig ist, auch Stellen außerhalb der Landesverwaltung zu kontaktieren, gehen wir davon aus, dass sich die beschriebene Einwilligung auch darauf erstreckt. Sollten diesbezüglich bei der Bearbeitung Zweifel entstehen, werden Sie ggf. von den Bearbeitenden um eine entsprechende Vollmacht gebeten werden, mit Stellen außerhalb der Landesregierung in Ihrer Angelegenheit Kontakt aufzunehmen.

Wenn Sie sich aus eigener Initiative zu einer öffentlichen Veranstaltung des Ministeriums anmelden und in diesem Zusammenhang freiwillig Ihre Daten an uns übermitteln, gehen wir grundsätzlich ebenfalls konkludent von Ihrer Einwilligung zur Nutzung der Daten im hier beschriebenen Sinne aus. Meist werden Sie im Zusammenhang mit der Anmeldung aber auch formal um eine entsprechende Einwilligung gebeten, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO.

Wenn Sie Fördermittel beantragen, werden Sie in der Regel gebeten, formal in die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten einzuwilligen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO).

Wenn Sie sich auf eine Stelle oder einen Praktikumsplatz im Ministerium bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerberauswahl verwendet.

4. An welche Empfänger oder Kategorien von Empfängern werden meine Daten vom Ministerium weitergegeben?

Wenn Sie sich mit einem bestimmten Anliegen an den Minister bzw. das Ministerium wenden, geben wir die von Ihnen erhaltenen Informationen an die inhaltlich für Ihr Anliegen zuständigen Ministerien innerhalb der Thüringer Landesregierung weiter. Ihr Anliegen wird dort von den für das jeweilige Thema zuständigen Personen bearbeitet.

Es kann bei der Bearbeitung aber auch notwendig sein, Auskünfte von Behörden, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts einzuholen. Dann werden Ihre Daten auch dorthin weitergegeben und in der jeweiligen Institution wird Ihr Anliegen von den zuständigen Personen bearbeitet.

Darüber hinaus kann es – je nach Ihrem konkreten Anliegen – notwendig sein, bei der Bearbeitung auch Stellen außerhalb der öffentlichen Einrichtungen zu kontaktieren.

Wenn Sie Fördermittel im Ministerium beantragt haben, werden Ihre Daten an diejenigen Personen weitergegeben, die im Rahmen des Förderverfahrens über die Anträge bearbeiten bzw. darüber entscheiden müssen. Das können sowohl Mitarbeitende des Ministeriums als auch Mitarbeitende anderer staatlicher Einrichtungen oder Privatpersonen sein, die aufgrund einer besonderen Expertise in Bewilligungsgremien mitarbeiten.

5. Werden meine Daten auch an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Persönliche Daten die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Delegationsreisen ins Ausland erhoben werden, können in dem Umfang wie für die Reisevorbereitung notwendig an Reisedienstleister in Drittländern (u. a. Botschaften, Hotels, Reisbüros) oder internationale Organisationen übermittelt werden.

6. Wie lange werden meine Daten im Thüringer Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport gespeichert?

Die Länge der Aufbewahrung von Unterlagen im Mibisterium wird geregelt durch das Thüringer Archivgesetz und die „Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen“. In einem Anhang zur Richtlinie sind die einzelnen Aufbewahrungszeiten für die jeweilige Art von Informationen aufgeführt. Die Aufbewahrungszeit variiert danach zwischen einem Jahr und einigen Jahrzehnten. Sie finden die Richtlinie unter folgendem Link: http://www.landesrecht.thueringen.de/jportal/portal/t/6rt/page/bsthueprod.psml?doc.hl=1&doc.id=VVTH-VVTH000006037&documentnumber=3&numberofresults=9&doctyp=vvth&showdoccase=1&doc.part=F&paramfromHL=true

7. Welche Rechte habe ich im Zusammenhang mit der Nutzung meiner Daten?

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung sieht zahlreiche Rechte für Sie im Zusammenhang mit der Nutzung Ihrer Daten vor.

  1. Sie können ein Auskunftsrecht nach Art. 15 EU-DS GVO geltend machen. Dabei können Sie vom oben genannten Verantwortlichen verlangen, Ihnen Auskunft über ihre im Ministerium gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben und Informationen zum Umgang mit den Daten abfragen.
  2. Sie haben das Recht nach Art. 16 EU DS-GVO vom oben genannten Verantwortlichen die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  3. Unter bestimmten Voraussetzungen, die in Art. 17 der EU DS-GVO näher beschrieben sind, haben Sie das Recht von dem oben genannten Verantwortlichen zu verlangen dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden.
  4. Unter bestimmten Voraussetzungen, die in Art. 21 der EU DS-GVO näher beschrieben sind, haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung sie betreffende personenbezogene Daten Widerspruch einzulegen.
  5. Wenn Sie in die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten formal eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der ursprünglichen Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon jedoch unberührt.
  6. Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht nach Art. 77 der EU DS-GVO, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Thüringen ist die Aufsichtsbehörde der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Die Kontaktdaten des Landesbeauftragten finden Sie im Internet unter folgendem Link: https://www.tlfdi.de/tlfdi/kontakt.

8. Bin ich dazu verpflichtet, dem Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport meine Daten zur Verfügung zu stellen und welche Konsequenzen hat es wenn ich das nicht tue?

Wenn Sie sich mit einem Anliegen an den Minister oder die das Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport wenden, besteht in der Regel keine Verpflichtung uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Wir können zu Ihren Anliegen aber natürlich nur dann substantiierte Informationen recherchieren, wenn Sie uns entsprechende Daten zur Verfügung stellen. Sie sind auch nicht verpflichtet, sich in den Einladungsverteiler des Ministeriums aufnehmen zu lassen.

Wenn Sie sich zu einer öffentlichen Veranstaltung des Ministeriums anmelden und in diesem Zusammenhang nach Ihren Daten gefragt werden, besteht ebenfalls keine rechtliche Verpflichtung zur Übermittlung. Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist dann allerdings nicht möglich.

Eine rechtliche Verpflichtung zur Übermittlung von Daten besteht aber dann, wenn Sie Fördermittel im Ministerium beantragen. Der Umfang der rechtlichen Verpflichtung ergibt sich aus der jeweiligen Förderrichtlinie. Wenn Sie keine Daten übermitteln, deren Bereitstellung zur Projektförderung notwendig ist, kann keine Förderung erfolgen.

Wenn Sie sich bewerben wollen, kann Ihre Eignung für die Stelle oder den Praktikumsplatz grundsätzlich nur eingeschätzt werden, wenn Sie uns Ihren Werdegang und ggf. ergänzende Zeugnisse übersenden. Angaben über Ihre Religion, Ihren Personenstand oder ähnliche Daten, die für die Auswahlentscheidung keine Rolle spielen, müssen Sie uns nicht mit Ihrer Bewerbung mitteilen. Auch müssen Sie Ihrer Bewerbung kein Foto von sich beifügen.

9. Werden im Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport Entscheidungen getroffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung von Daten beruhen und rechtliche Wirkungen entfalten (Art. 22 EU-DS GVO).

Nein.